Les élus du CSE sont sollicités pour remettre un avis en vue d’une généralisation du flex-office au sein des sites de l’entreprise IT-CE : Recueil d’avis relative au Projet de déploiement des nouveaux modes d’organisation du travail et du bureau partagé, le programme Well Inside ! lors du CSE du jeudi 20 janvier 2022.

En premier lieu, les élus du CSE soulignent que le retour d’expérience devant permettre de tirer les enseignements nécessaires à la démarche de généralisation nous semble inconséquent.

 Le nombre important de salariés pratiquant le flex-office dans l’entreprise (Lille, Lyon, Toulouse et le 8ème étage Paris soit environ 600 salariés) était largement suffisant pour se doter d’une analyse détaillée.

Il est regrettable que le bilan d’expérimentation présenté dans le dossier de consultation du CSE n’apporte pas cette analyse détaillée concernant les différents aspects du fonctionnement en flex-office.

 Ce bilan s’appuie essentiellement sur des sites de taille conséquente et s’avère peu transposable dans le cadre de la généralisation : certains sites sont plus petits, ils ont moins de fréquentation, les espaces de travail y sont davantage cloisonnés, le flex-office ne pourra pas y être pratiqué de la même manière.

Depuis les premiers déploiements de flex-office, les élus ont mis en évidence les risques que ce type de fonctionnement faisaient peser sur la santé des salariés. Ces risques demeurent insuffisamment traités, voire ignorés par l’employeur, alors que ce dernier ambitionne de généraliser la pratique :

• La gêne acoustique prégnante au sein des espaces de travail en open-space. Le flex office, en augmentant le taux d’utilisation des postes de travail, accroît les problèmes acoustiques dans des open-spaces qui sont insuffisamment aménagés pour faire face à ce phénomène.
• L’absence d’analyse précise de la fréquentation des sites par chaque équipe et selon les espaces ainsi que le nomadisme des salariés, selon leur métier, au sein des sites interpelle alors que la réussite de cette démarche est au cœur même du flex- office.
• L’occupation des places, d’échanges, de regroupement des équipes :
  • Des situations propices aux tensions :
    • Des phénomènes anxiogènes pour les salariés se rendant sur site (« Vais-je avoir une bonne place ? », « Dois-je venir très tôt et impacter ma vie personnelle pour avoir une place adaptée à mon activité ? », « Vais-je avoir des remarques ou des injonctions d’autres équipes pour libérer la place ? », etc.). 
    • L’absence de réservation d’un poste de travail fixe pour les salariés disposant d’un aménagement spécifique (configuration, plan de travail, matériel informatique, positionnement dans l’open-space, siège, etc.) pourrait accentuer les risques psycho-sociaux et ne répond pas aux recommandations de la médecine du travail.

 En ce sens, le déploiement du flex-office se fait au détriment de la santé des salariés d’IT-CE, soit par un effet direct sur le fonctionnement des équipes (difficultés à se voir, à s’organiser, à disposer des espaces de travail et du nombre de place appropriés), soit par un effet indirect lié aux lacunes de l’aménagement des espaces de travail (acoustique, mobilier, environnement de travail de manière générale) ou aux difficultés de fonctionnement du télétravail.

 Les élus du CSE demandent à la direction de reprendre les travaux concernant l’aménagement des espaces de travail et le fonctionnement du flex office en vue de disposer d’une analyse de la situation plus précise et d’une meilleure compréhension des risques d’une part, et de la mise en place d’actions de prévention d’autre part.

Nos demandes concernent :

• La redéfinition des quartiers et des différentes zones territoriales dans les open spaces à une taille plus « humaine », c’est-à-dire un découpage adapté (exemple une zone par produit), au fonctionnement des équipes (mettre fin aux quartiers à plusieurs dizaines de postes).
• Une analyse acoustique des open spaces : analyse du volume sonore, analyse des matériaux, analyse de la circulation des sons, analyse de l’impact sur la santé, et propositions d’améliorations (cloisonnement, aménagement, matériaux, matériels, organisation du travail etc.).
• L’implication systématique de la médecine du travail, des représentants du personnel et plus généralement des acteurs de la prévention des risques professionnels dans les démarches d’analyse, puis de suivi des actions.
• La prise en compte des remarques des salariés afin qu’ils puissent s’exprimer sur les besoins métiers.
• La dotation nominative de matériel (ex : souris, clavier) afin d’éviter un risque de contamination, que ce soit en période de pandémie ou pas.
• La réalisation de mesures concernant l’environnement de travail (luminosité, climatisation, fréquentation des sites, taux d’utilisation des postes) de manière plus rigoureuse et suivie dans le temps.
• Poursuivre les actions concernant l’identification de toutes les personnes disposant d’aménagements spécifiques avec la garantie d’une reconduction totale de ces aménagements dans le flex office.
• Réduire le nombre d’outils (Anywhere, GTA, Clarity, Zen Park, fichier Excel…) et en simplifier leur utilisation au service d’un meilleur fonctionnement du flex office.
• La mise en place d’une charte de fonctionnement du flex office, spécifiant les usages communs à l’ensemble de l’entreprise.
• Mettre à jour le Document Unique : transposer les risques identifiés ou bien ceux qui s’aggravent avec le flex office (RPS, acoustique notamment).

Cette déclaration circonstanciée vaut avis.